22 Feb Guía de Protocolo

Si trabajas en una institución o entidad privada y en ocasiones debes organizar y gestionar los eventos o simplemente tienes curiosidad sobre cómo hacerlo de manera adecuada, este es tu POST!

En esta pequeña Guía de Protocolo podrás encontrar los principales factores que siempre debemos tener encuentra para organizar los actos o eventos del lugar.

CONCEPTOS BÁSICOS

Lo primero que debemos conocer son los términos que empleamos de forma continua en este sector.

• Protocolo: Es el conjunto de reglas (establecidas por ley o mediante decretos) que por norma o por costumbre, se establecen para actos oficiales, ceremonias y otros eventos. También son las técnicas tradicionales o modernas que se aplican para la organización de actos públicos o privados de carácter formal.
• Anfitrión: Máxima autoridad que representa a la institución o entidad que invita y establece el protocolo.
• Cesión: Para constituir la mayor prueba de cortesía el anfitrión puede ceder su puesto de presidencia a alguno de sus invitados. Como norma general deben cederse a alguien que como mínimo tenga la misma categoría.
• Invitado de Honor: puede ser una alta autoridad o una persona especial por la que se celebra el acto. En este caso según corresponda se cederá la presidencia o no.
• Foto de Familia: Es la imagen que da fe del acto realizado. Se trata de un posado de presidencia o invitados especiales.

  BANDERAS

Las banderas forman parte de la simbología de la Institución, por tanto, merece el máximo respeto.

Las banderas oficiales, siempre que sean actos institucionales deberán estar, pero si el acto es de una corporación o entidad privada, solo deberán utilizarse cuando las autoridades concurran a los actos.

Es importante recordar que las banderas empresariales no deben ondear junto a las oficiales, por lo que se recomienda hacer, en estos casos, dos grupos, las oficiales a la derecha situados en la presidencia y las empresariales a la izquierda.  A continuación, detallo una pequeña guía de protocolo.

• Ordenación: Podemos ordenar las banderas de forma lineal o en alternancia, pero siempre debemos seguir ciertos criterios. Primero la bandera de España, luego la CCAA, después la del Municipio y por último la bandera Europea.  
• Luto: las banderas que se encuentre en el interior del lugar (solo las oficiales) llevarán un crespón en el mástil, y en el exterior, las banderas hondearán a media asta.

PRECEDENCIAS

Consiste en ordenar, espacial y temporalmente, a los asistentes a un acto de forma jerárquica, o entre iguales, por razones de cargo o rango. Nuestra guía de protocolo será el Real Decreto 2099/1983 Precedencias.

En el Real Decreto 2099/1983, se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Recoge el orden de las autoridades que tienen precedencia oficialmente asignada.

Las corporaciones y entidades no están sujetos a ello, aunque se recomienda que cuando las autoridades oficiales asistan a actos promovidos por corporaciones o empresas procuren respetar con lo dictaminado en el decreto.

• Presidencia: En el mundo del protocolo se entiende por “presidencia” al conjunto de personas que ocupan el lugar preferente y reservado del acto y dentro de emplazamiento un sitio preeminente que ocupa el que preside (anfitrión) y será el puesto de honor. La presidencia debe destacar del resto de participantes por su ubicación, generalmente delante del resto de los asistentes, y por la notoriedad del decorado. La “presidencia” podrá ser Sentada o de Pie, y se ordenará en Alternancia, lineal o mixta. Las personas que ocupen la presidencia serán las últimas en acceder al lugar.

• Invitados: En algunos casos los invitados o algunos invitados, deberán ser ubicados, aunque no estén en la presidencia. Para estos invitados, se aplican, igual que para acomodar a la presidencia, la ordenación en alternancia, lineal y actos de pie.

• Mesas: Existen diferentes tipos de ordenación de las autoridades en las mesas, como el Sistema cartesiano (en aspa sin cabecera),Presidencia Inglesa (en aspa, pero con cabecera), Sistema del reloj francesa (igual que la francesa, pero va en sentido a las agujas del reloj), y Sistema del reloj inglesa (en aspa, pero con cabecera en sentido a las agujas del reloj).

TRATAMIENTOS

Es el título que se da a una persona por cortesía o en función de su cargo o condición.

Debemos tener en cuenta que, aunque existe una costumbre epistolar, los usos han evolucionado de unos años a esta parte, simplificando las formas y haciéndolas más austeras.

En el Real decreto 470/2014 podremos encontrar los tratamientos y honores de la Familia Real y de los Regentes, en la Ley 3/2015 podremos hallar los tratamientos de los altos cargos del gobierno.

Guía de Protocolo y consejos Prácticos para tratamientos de forma diaria:

• Utilizaremos la abreviatura “SR., Sra.” Cuando el cargo va en mayúsculas, por ejemplo: El Sr. Presidente…
• Es recomendable “D., Dª.” o “don o doña”, cuando el tratamiento preceda al nombre, por ejemplo: D. German …, secretario general.

Espero que esta pequeña guía de Protocolo te ayude en futuros Eventos o simplemente te haya servido para ampliar conocimientos.

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